Топ-5 профессий, связанных с документами

Пока есть бизнес, производство, да и в целом государство, будут нужны профессии, связанные с документами: секретарь, делопроизводитель, бухгалтер, специалист по закупкам, инспектор по кадрам, документовед, офис-менеджер, архивариус. Кстати, недавно центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию, который сам расскажет, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Секретарь

По актуальному профстандарту секретарь – это специалист по ДОУ (организационному и документационному обеспечению управления организацией). Определение очень широкое и подразумевает несколько должностей разной квалификации:

• Секретарь-администратор, секретарь приемной – это самая простая офисная должность; в обязанности секретаря общей приемной входят обязанности принимать звонки, организовывать прием посетителей, вести журнал записи на прием, оформлять гостевые пропуска, получать документы от посетителей и передавать их сотрудникам или руководителю предприятия, координировать работу курьеров и водителей, готовить чай, кофе, напитки и сервировать стол. Работать секретарем-администратором можно после курсов профподготовки (профессионального обучения).
• Делопроизводитель – должен организовать работу с бумажными и электронными документами и их хранение; он принимает, обрабатывает, регистрирует, сортирует входящие документы и отправляет исходящие; передает документы исполнителям и контролирует исполнение распоряжений и приказов; формирует базу документов. На эту работу можно устроиться со средним профобразованием (после колледжа).
• Секретарь руководителя – помогает планировать руководителю рабочее время, организует телефонные переговоры, командировки, конференции прием посетителей; составляет и оформляет управленческую документацию (приказы, служебные записки, распоряжения и т. д.); обеспечивает руководителя информацией (собирает и обрабатывает данные, нужные для принятия управленческих решений, проверяет их достоверность, исключает противоречивые и дублирующиеся, систематизирует сведения). Чтобы работать на этой должности, надо получить среднее профобразование (в колледже).
• Помощник руководителя – это секретарь руководителя, но более высокой квалификации. В его обязанностях больше аналитики, чем административной работы. Он пишет обзоры, доклады, аналитические справки; собирает материалы для подготовки решений; готовит документы для договоров о сотрудничестве; делает запросы в государственные органы, общественные организации; планирует и организует деловые встречи, переговоры, совещания, ведет протоколы; готовит и проводит пресс-конференции; контролирует исполнение решений руководителя. На эту должность возьмут только после бакалавриата.

Специалист по управлению персоналом

По профстандарту это тоже обобщенное название сразу нескольких должностей и профессий, связанных с работой с документами:

• Специалист по персоналу (инспектор по кадрам) – другие возможные официальные названия должности: специалист по оформлению трудовых отношений; специалист по документационному обеспечению персонала. В его обязанности входит оформление и ведение всей кадровой документации: он документирует трудовые отношения – оформляет трудовые книжки и приказы о приеме на работу или увольнении, об отпусках и переводах, регистрирует документы в информационных системах для того, чтобы учитывался стаж, и т. д. Для этой работы достаточно среднего профобразования.
• Менеджер по персоналу (специалист по подбору персонала), неофициальное название – HR-менеджер. Он занимается комплектацией штата предприятия или организации. Его задача – сформировать трудовой коллектив, который сможет выполнять поставленные задачи. Для этого он выясняет, какие работники нужны, и ищет подходящих кандидатов, проводит собеседования. Эта работа тоже сопровождается ведением документации: менеджер формирует базу вакансий, оформляет документы, связанные с отбором кандидатов (на проведение конкурса, при необходимости делает запросы в госорганы и др.). Эту должность можно занимать после бакалавриата.

Бухгалтер

Занимается финансовой документацией предприятия или организации. В крупных компаниях есть целые бухгалтерские отделы, в которых работают несколько специалистов, и каждый ведет свое направление:

• расчет зарплаты;
• налоги;
• финансовый аудит;
• валютные операции;
• бюджет компании и т. д.

Работа бухгалтера любого профиля связана с документами и финансовой отчетностью. Должность допускает среднее профобразование (в колледже). По профстандарту оно необязательно должно быть по специальности «Экономика и бухучет (по отраслям)», параллельно с учебой по любой другой профессии или после выпуска можно пройти курсы профпереподготовки на бухгалтера.

Специалист по закупкам

Без него не может работать ни одна государственная организация, фонд, корпорация. Он собирает данные о том, что нужно предприятию, разрабатывает и обосновывает план закупок, оценивает их объем и стоимость, составляет контракты для поставщиков и контролирует их исполнение. По профстандарту должность может называться «работник контрактной службы» или «контрактный управляющий». Для работы достаточно среднего профобразования и профпереподготовки или повышения квалификации по закупкам.

Архивист (архивариус)

Ведет архив организации. Специалист архива (так по профстандарту называется должность) регистрирует, систематизирует документы, которые должны храниться вечно или в течение определенного периода. Он комплектует и учитывает архивные дела, организует их использование в случае необходимости, отвечает на запрос. Сейчас бумажные архивы переводятся в электронный формат, поэтому архивист может готовить архивные материалы к оцифровке. На работу возьмут после колледжа, а если образование было непрофильным, то можно пройти курсы профпереподготовки на архивариуса. 

Где работать

• Секретари нужны в любых компаниях: на производстве, в банках, государственных и частных организациях, МФЦ.
• Инспекторы по кадрам есть во всех государственных организациях и предприятиях, частные компании нанимают специалиста по персоналу, если штат достаточно большой (обычно от 15 человек).
• Бухгалтеры – на предприятии может не быть секретаря, кадровика, но так не бывает, чтобы у него не было бухгалтера. Даже если компания маленькая, она нанимает специалиста из аутсорса.
• Специалисты по закупкам – эти должности своего рода «мастхэв» в штатном расписании всех государственных предприятий и организаций, органов исполнительной власти и управления. Без них ни одно министерство не купит пачку бумаги, а госкорпорация – сырье для производства. Но работать можно не только в госсекторе – поставщики товаров и услуг для федеральных и муниципальных учреждений заинтересованы в специалистах, разбирающихся в тонкостях госконтрактов.
• Архивисты чаще всего работают в музеях, но это не единственное место для трудоустройства. Архивные специалисты нужны в библиотеках, закрытых государственных фондах спецхранения, в медучреждениях и вообще в любых организациях, которые должны хранить документы (суды, ЗАГСы, нотариальные конторы и т. д.).

Востребованность

Аналитики порталов трудоустройства утверждают, что востребованность офисного персонала стабильно растет последние два года.

• Спрос на секретарей и делопроизводителей на Авито: от 2 до 10 % вакансий на платформе.
• На бухгалтеров спрос за прошлый год вырос в среднем по России на 15 %, а в отдельных регионах – больше чем на 70 %: во Владивостоке – на 72 %, в Уфе – на 85 %.

Причем офис-менеджеров (секретарей), администраторов, помощников руководителя, менеджеров по персоналу всё чаще ищут на удаленную работу.

Где учиться 

Все профессии из топа можно получить в колледже. Специальности для поступления:

• «Документационное обеспечение управления и архивоведение» 46.02.01 – для работы секретарем, офис-менеджером, инспектором по кадрам, архивистом, специалистом по закупкам.
• «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)» 38.02.01 – чтобы стать бухгалтером любого профиля.

Учиться необязательно очно. Например, в колледже НСПК профессии, связанные с работой с документами, можно получить дистанционно. Это значит, что вы можете учиться без отрыва от семьи и работы или начать карьеру уже во время обучения.

Для поступления не нужны результаты ЕГЭ и конкурс аттестатов не проводится.

Еще один большой плюс учебы в Национальном социально-педагогическом колледже – два диплома. По основной профессии выдается диплом гособразца о среднем профессиональном образовании. Кроме этого, на последнем курсе студенты проходят бесплатную профпереподготовку и получают диплом установленного образца. Например, за два года после 11-го класса и за три после 9-го можно получить государственный диплом сразу и секретаря, и бухгалтера, а не учиться несколько лет по разным программам.