Профессия офис-менеджер

Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Кстати, недавно центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию, который сам расскажет, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте. Профессия подходит тем, кого интересует труд и хозяйство (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Читайте также

Профессия «Профессия менеджер по работе с клиентами в рекламном агентстве»

Профгид

Краткое описание

На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

1. Не возникают сложности с трудоустройством.
2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
2. Высокая ответственность и много обязанностей.
3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Обучение на офис-менеджера

Место работы

Представитель профессии может найти работу в любом регионе России, просто просмотрев объявления. Специалист может трудоустроиться на предприятие, в мелкие и крупные организации, которые нуждаются в учете документации, приеме и отправке корреспонденции и встрече гостей.

Специалист должен хорошо разбираться в той работе, которую выполняют сотрудники компании. Если это юридическая компания, то офис-менеджер должен иметь базовые знания о юриспруденции и т. д.

Оплата труда

Заработная плата этого специалиста зависит от его знаний, умений и компании, в которой он работает. Работа профессионалов, закончивших курсы и знающих иностранный язык, оплачивается в 2-3 раза выше, чем работа рядовых секретарей.

Карьера

Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.

Профессиональные знания

1. Знание основ делопроизводства (прием/отправка писем, составление отчетов, прием звонков и их фиксирование, передача документов в архив и многое другое).
2. Знание компьютерных программ, в частности умение работать с Microsoft Word Online и Microsoft Office Excel.
3. Умение работать в «1С:Предприятие».
4. Умение использовать офисную технику (сканер, принтер, факс, ксерокс и другое оборудование).
5. Знание английского языка.

Видео: Офис-менеджер о своей работе

Примеры компаний с вакансиями офис-менеджера