Профессия помощник руководителя
Помощник (ассистент) руководителя – профессионал, в обязанности которого входит оказание административной и информационной поддержки начальнику: он берет на себя различные технические и организационные вопросы, чтобы шеф сэкономил время для решения более важных задач. Работа ассистента руководителя регулируется профстандартом 07.002 (п. 3.4). Кстати, недавно центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию, который сам расскажет, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.
Краткое описание
По распространенному представлению помощник руководителя составляет расписание дел для босса, отвечает на звонки и выполняет личные поручения. Но этим занимаются секретари, а в подавляющем большинстве случаев ежедневная работа бизнес-ассистента выходит далеко за рамки тайм-менеджмента дня начальника и приготовления кофе для него. По профстандарту у помощника руководителя 4 основных направления деятельности:
- Работа с информацией в широком смысле слова: от поиска и интерпретации данных до информирования партнеров о принятых руководителем решениях.
- Подготовка информационно-аналитической документации: обзоров, докладов, справок и т. д.
- Установление деловых контактов и организация мероприятий: совещаний, командировок, встреч, пресс-конференций, презентаций и проч.
- Организация исполнения решений: бизнес-ассистент оформляет их документально, доводит до ведома сотрудников, контролирует выполнение указаний, отчитывается о выполненном.
В профессиональные обязанности помощника руководителя также может входить:
- участие в ведении проектов и расчетах (в частности, составление смет);
- взаимодействие с бухгалтерией (контроль оплат, составление счетов, отслеживание авансов);
- личное представительство, то есть выступления от имени руководителя и информирование партнеров, общественности о его интересах;
- контроль за офисными материалами (бумага, папки и т. д.) и оборудованием в кабинете руководителя.
Особенности
Ключевая характеристика профессии – очень широкий спектр разноплановых обязанностей. Ассистент руководителя в идеале должен уметь все: написать финансовый отчет, выбрать подходящий подарок для делового партнера на 50-летний юбилей, вести дашборд, отслеживать отзывы в соцсетях, организовать переговоры. На практике объем обязанностей бывает разным. Если у руководителя только один помощник, ассистенту действительно приходится быть универсалом. В крупных компаниях у менеджеров высшего звена, как правило, есть несколько ассистентов, и у каждого из них свои функции и специализация, например:
- персональный помощник не только занимается расписанием и телефонными звонками, но и выполняет личные поручения: отвозит документы, встречает гостей, покупает билеты и бронирует гостиницы, когда босс едет в командировку, заказывает обед с доставкой и прочее;
- ассистент по административной работе контролирует сотрудников, работает с документами, организует совещания;
- помощник по связям с общественностью занимается налаживанием контактов с прессой и созданием позитивного имиджа.
Соответственно, от персонального помощника ожидают соблюдения конфиденциальности, от ассистента по административной работе – умения общаться с коллективом, от специалиста по пиару – связей в СМИ и бойкого пера.
Всем бизнес-ассистентам, независимо от специализации и места работы, необходимо наладить и поддерживать тандем с боссом. Помощник должен в точности выполнять указания руководителя, инициатива и творчество приветствуется редко. На протяжении всего рабочего дня (а порой и после его окончания) ассистент постоянно находится на связи с шефом. Иногда он знает о начальнике больше, чем его родные и друзья. Поэтому успешное профессиональное взаимодействие помощника и руководителя – это всегда история психологической совместимости: как бы хорошо ни выполнял свои обязанности ассистент, если он не найдет общий язык со своим боссом, ему придется уволиться.
Плюсы и минусы
- Статусная должность: помощник владельца компании или директора организации – немаловажная фигура в трудовом коллективе.
- Востребованность: только на hh.ru по запросу «помощник руководителя» поисковая система выдает больше 1800 вакансий.
- Неплохие зарплаты.
- Возможность познакомиться с влиятельными людьми, создать свою сеть социальных связей.
- Отсутствие однообразия и рутины.
Главный минус профессии тесно связан с одним из ее плюсов: отсутствие рутины нередко означает, что каждый день на ассистента обрушивается множество новых заданий, которые нужно срочно выполнить, и у него буквально нет ни минутки, чтобы перевести дух.
К другим недостаткам относятся:
- Часто ненормированный рабочий день.
- Высокий уровень ответственности.
- Стереотипы относительно возраста: чаще всего работодатели ожидают, что помощник должен быть не старше 40 лет.
Качества бизнес-ассистента
Организованность, ответственность, способность долго и продуктивно работать в многозадачном режиме – основные качества помощника руководителя. Кроме этого, необходимы:
- стрессоустойчивость;
- отличная письменная и устная речь;
- хорошая память;
- уравновешенность;
- дипломатичность;
- доброжелательность;
- умение планировать.
Где учиться на помощника руководителя
По профстандарту у помощника руководителя должно быть высшее образование на уровне бакалавриата. Профильным считается направление 46.03.02 «Документоведение и архивоведение», оно есть во многих вузах страны. В некоторых университетах, например, в ЛГУ им. Пушкина, на этом направлении открыта программа, которая так и называется: «Помощник руководителя в системе управления организацией». В других вузах (РГГУ, УГИ УрФУ, КубГТУ и др.) предлагается обучение по программам «Информационное и документационное обеспечение управления» или «Документоведение и документационное обеспечение управления». Абитуриентам необходимы хорошие результаты ЕГЭ по русскому и иностранному языкам, истории, обществознанию.
Еще один вариант – бакалавриат по направлению 38.03.03 «Управление персоналом». Он есть в РУТ, МПУ, РЭУ им. Плеханова, СПбГЭУ, РГПУ им. Герцена, УрФУ и еще в больше чем сотне вузов страны. Для поступления нужны результаты ЕГЭ по математике, русскому и иностранному языкам, реже – по истории или обществознанию.
Если профильного образования нет, подойдет любое другое высшее образование, но необходимо будет пройти программу профессиональной переподготовки на курсах. Длительность учебы разная – от нескольких недель до 3–4 месяцев.
Курсы, связанные с секретариатом, делопроизводством, АХО
Место работы
Вариантов трудоустройства для помощника руководителя много. Это может быть:
- крупная корпорация, в том числе международная;
- компания, занимающаяся любым типом бизнеса;
- производственное предприятие;
- банк, инвестиционный фонд;
- государственная организация;
- образовательное учреждение;
- технологический стартап;
- теле- или кинокомпания;
- медицинское учреждение;
- IT-компания;
- исследовательский центр;
- общественная организация;
- семейное предприятие;
- гостиничная или ресторанная сеть;
- дипломатическое представительство и др.
Кроме этого, возможна работа в качестве ассистента у ИП, например, известного блогера или коуча.
Зарплата
Анализ вакансий на hh.ru показывает, что в профессии очень широкий зарплатный диапазон: от 50 тыс. до 400 тыс. руб. в месяц. В среднем в крупной компании ассистент руководителя с умеренным опытом (1–3 года) может рассчитывать на 120–150 тыс. руб. в месяц.
Карьера
Первые шаги в профессии бизнес-ассистент проходит в качестве стажера или помощника руководителя в маленькой компании. За 6–7 лет вполне реально пройти путь от старшего помощника, возглавляющего группу ассистентов, до начальника отдела (секретариата, офиса). Вершина карьеры – должность исполнительного директора.
Знания
Помощник руководителя должен хорошо знать:
- Основные программы MS Office – от Word и Excel до Power Point.
- СРМ-систему Bitrix24.
- Виды и формы первичной бухгалтерской документации.
- Деловодство и документоведение.
- Этикет делового общения.
- Правила деловой переписки.
- Основы политики конфиденциальности, принципы защиты личной информации.
- Структуру, кадровый состав и корпоративную политику организации/ компании.
- Правовые акты, методические документы, стандарты в сфере деятельности компании.
